Tugas 4 Pert. 6 : Seleksi dan Manajemen Proyek
Analisis Perancangan Sistem Informasi - Seleksi dan Manajemen Proyek
Sebelum beranjak lebih jauh, alangkah pentingnya “Apa itu Proyek?”
Menurut Kerzner, proyek merupakan serangkaian aktivitas dan tugas yang memiliki tujuan spesifik untuk diselesaikan, mempunyai waktu mulai dan waktu akhir, batasan anggaran, menggunakan sumber daya yang ada (SDM dan non SDM), serta multifungsi.
Berdasarkan pengertian tersebut, proyek memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :
Memiliki tujuan yang akan dicapai.
Bersifat sementara, masa hidup yang terdefinisi (mulai dan akhir).
Menghasilkan produk atau layanan yang unik.
Melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya.
Memerlukan waktu, biaya dan kebutuhan yang spesifik
Pada dasarnya, pokok topik ini memiliki 2 sisi definisi yakni Seleksi Proyek dan Manajemen Proyek. Keduanya memiliki definisi masing-masing.
Menurut Kerzner, manajemen proyek merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk suatu tujuan jangka pendek yang dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang spesifik.
Menurut Chapman, manajemen proyek merupakan sekumpulan prinsip, praktik, dan teknik yang digunakan untuk memimpin tim proyek dan mengatur jadwal, biaya, dan risiko kinerja proyek untuk memberikan kepuasan bagi konsumen.
Sedangkan berdasarkan PMBOK (Project Management Body of Knowledge), manajemen proyek merupakan implementasi pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam aktivitas-aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek.
Proses-proses yang terdapat pada manajemen proyek terdiri atas berikut ini: Proses inisiasi (initiating process), Proses perencanaan (planning process), Proses pelaksanaan (executing process), Proses pengontrolan (controlling process), Proses penutupan (closing process). Manajemen proyek yang berhasil tidak hanya memenuhi ketiga sasaran (lingkup, waktu, dan biaya) tetapi juga memuaskan sponsor proyek, sosial, K3, lingkungan, serta pelanggan.
Pada Intinya, seleksi dan manajemen proyek merupakan sebuah proses pengelolaan proyek yang berfokus pada penyeleksian proyek yang tepat dan pengelolaan proyek yang efektif. Dalam merencanakan dan merancang sebuah proyek tentu butuh berbagai aspek, diantaranya aspek klasifikasi, metodologi, estimasi, identifikasi kerja, perencanaan tim, strategi tim, kontrak kerja, standarisasi kerja tim, dan manajemen resiko. Aspek-aspek tersebut haruslah saling memenuhi satu sama lain agar sebuah perencanaan sebuah proyek dapat terealisasikan secara maksimal dan memberikan output atau hasil yang positif.
Sebagai contoh saya melakukan Analisa dan Implementasi dari aspek-aspek tersebut kedalam sebuah Proyek Sistem Informasi dengan breakdown seperti berikut :
Source Proyek (TA) :
Judul Proyek :
“SISTEM E-COMMERCE PADA UD TOKO KEMBAR DENGAN MODEL BUSINESS TO CUSTOMER (B TO C) MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER"
Klasifikasi Proyek
Dalam perancangan sebuah proyek tentu tak luput dari kata “Metodologi”. Metodologi bisa diartikan sebagai cara atau usaha yang dilakukan untuk mencapai goals. Nah, pada proyek UD Toko Kembar mengusung metodologi pengembangan yaitu System Prototyping. Adapun penjelasan tahapan nya seperti berikut ini :
Komunikasi dan pengumpulan data awal, yaitu analisis terhadap kebutuhan pelanggan pada UD Toko Kembar.
Quick Design (desain cepat), yaitu pembuatan desain secara umum untuk selanjutnya dikembangkan kembali.
Pembentukan prototype, yaitu pembuatan perangkat prototype termasuk pengujian dan penyempurnaan aplikasi e-commerce pada perusahaan UD Toko Kembar.
Evaluasi terhadap prototype, yaitu mengevaluasi prototype dan memperhalus analisis terhadap kebutuhan pelanggan perusahaan UD Toko Kembar.
Perbaikan prototype, yaitu pembuatan tipe yang sebenarnya berdasarkan dari evaluasi prototype.
Produksi akhir, yaitu memproduksi perangkat secara benar sehingga dapat digunakan oleh pelanggan perusahaan UD Toko Kembar.
Pada saat menyusun sebuah proyek, tentu membutuhkan sebuah susunan kegiatan dan juga estimasi waktu sebelum memulai pengerjaan proyek dengan tujuan agar dapat mengetahui langkah-langkah pasti saat pengerjaan proyek. Begitupun susunan perencanaan kerja pada UD Toko Kembar dapat digambarkan sebagai berikut :
Perencanaan Tim
Penanggung Jawab dalam Seleksi dan Manajemen Proyek juga merupakan komponen penting dalam menyusun proyek. Penanggung jawab memiliki tujuan dapat mengawasi pelaksanaan proyek, memantau perkembangan, menyelesaikan masalah yang muncul, mengkoordinasikan tim, dan memastikan bahwa target selesai tepat waktu, anggaran, serta kualitas terpenuhi. Untuk Penanggung Jawab pada pembuatan e-commerce UD Toko Kembar ini sepenuhnya dipegang kendali oleh Project Manager. Sehingga, untuk tabel Penanggung Jawab sebenarnya sudah sesuai timeline pada bagian perencanaan kerja proyek dan untuk estimasi mulai waktu adalah pada bulan 5 tahun 2023 sehingga bisa dipastikan proyek dapat terealisasikan pada akhir tahun dan akan di-launching pada awal tahun 2024.
Risiko 1 : Ketidaksesuaian dengan timeline karena bertepatan dengan hari libur
Tingkatan : Risiko Sedang
Potensi : Waktu pengerjaan akan meningkat sehingga pengerjaan menjadi lebih lama
Cara Mengatasi : Alokasi waktu dan sumber daya, atur second timeline sehingga mempunyai timeline lebih cepat dari timeline awal. Mengurangi waktu libur untuk kejar tayang pada awal tahun dan tetap menambahkan hari libur setelah perilisan.
Risiko 2 : Kegagalan Sistem
Tingkatan : Risiko Tinggi
Potensi : Menyebabkan penundaan pekerjaan proyek atau bisa juga meningkatkan pengeluaran biaya proyek, dan bisa juga kehilangan data penting perusahaan.
Cara Mengatasi : Sebelum proyek berjalan, sebagai langkah awal adalah memiliki rencana pemulihan/penanganan terkait hal-hal tidak terduga yang mungkin terjadi dan diuji coba dengan baik. Oleh karena itu, backup data harus dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa data dapat dipulihkan jika terjadi kehilangan data. Peralatan keras dan perangkat lunak yang digunakan dipilih berdasarkan kualitas serta keunggulannya.
Risiko 3 : Ketidaksesuaian dengan Peraturan
Tingkatan : Risiko Rendah
Potensi : Tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan berbasis e-commerce, mengganggu efisiensi kerja.
Cara Mengatasi : Perlu dilakukan peninjauan dan evaluasi regulasi secara berkala untuk memastikan kepatuhan aplikasi berbasis e-commerce terhadap peraturan yang berlaku.REFERENSI & DAFTAR PUSTAKA
Guide, A. (2008) Project management body of knowledge (PMBOK Guide). Fourth Edition. Project Management Institute, Inc
Kerzner, H. (2010). Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling. New Jersey: John Wiley & Sons.
Comments
Post a Comment